LA GUÍA PARA LA CONTABILIDAD DE LAS PEQUEÑAS EMPRESAS
Toda empresa necesita un sistema de contabilidad sólido para realizar un seguimiento de sus gastos. En esta guía, le mostraremos cómo configurar la contabilidad que funcione mejor para su negocio, así como algunos de los errores más comunes que puede encontrar en el camino.
Teneduría de libros vs contabilidad
Si bien teneduría de libros y contabilidad suenan como palabras intercambiables, en realidad se refieren a diferentes procesos financieros. La contabilidad es la organización de todas sus transacciones relacionadas con el negocio. Esto facilita a la hora de hacer la contabilidad , que es la interpretación y análisis de dichas transacciones.
Para mantener su experiencia contable libre de estrés, asegúrese de seguir estas pautas al crear sus estrategias financieras:
- Cree un plan de negocios : antes de continuar con su proceso de contabilidad, asegúrese de tener un buen plan de negocios. Diferentes entidades tienen diferentes requisitos al formar y presentar impuestos.
- Configure una cuenta bancaria separada: configurar una cuenta bancaria comercial lo ayuda a establecer profesionalismo, protege sus activos personales y le brinda acceso a profesionales financieros. Más importante aún, tener una cuenta bancaria comercial separada ayuda a simplificar el proceso de contabilidad y teneduría de libros. Puede realizar un seguimiento de los gastos, los depósitos y planificar los presupuestos comerciales. Obtener una tarjeta de crédito comercial también puede ayudar con este objetivo.
- Elija el método de contabilidad: su método de contabilidad determina cómo informa los ingresos y los gastos al IRS. Existen dos métodos contables diferentes: la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo. La principal diferencia entre las dos opciones es el tiempo en el que reconoces tus gastos e ingresos.
- La contabilidad de caja registra los ingresos cuando los recibe y los gastos cuando los paga. Esto significa que su empresa solo rastreará el efectivo a medida que cambia de manos para que siempre pueda saber cuánto dinero tiene disponible. Sin embargo, la desventaja de la contabilidad de caja es que no brinda una imagen clara de sus obligaciones impagas.
- La contabilidad de acumulación, por otro lado, realiza un seguimiento de las ganancias independientemente de si se intercambia efectivo o no. Por ejemplo, si su empresa necesita pagar a un trabajador independiente, registraría el gasto como «cuentas por pagar» una vez que se complete el servicio, no cuando realmente lo pague. Del mismo modo, cualquier ingreso entrante se registraría como «cuentas por cobrar» tan pronto como se completen los servicios, en lugar de cuando reciba el efectivo.
- Establezca un sistema de contabilidad: para mantenerse al día con las finanzas de su negocio, debe establecer un método para documentar y preparar sus registros. Puede hacer su contabilidad manualmente (por ejemplo, lápiz y papel, Microsoft Excel), o puede utilizar un programa de contabilidad para realizar un seguimiento de sus gastos.
Errores comunes de configuración
Cualquiera que sea el método de contabilidad que elija, asegúrese de evitar estos errores comunes, o su negocio puede estar en peligro y puede ser responsable por el dinero adeudado.
Planificación deficiente
Antes de lanzar su negocio, tenga un plan establecido para sus gastos. Al mirar hacia el futuro, puede determinar qué estructura fiscal es la mejor para su empresa y prepararse en consecuencia. Dejar su contabilidad para el último minuto puede generar estrés innecesario y posibles errores de cálculo.
Dicho esto, existe la idea de planificar demasiado. Hacer sus planes demasiado rígidos tampoco dará cuenta de nada inesperado. Muy poca planificación a largo plazo y no tendrá en cuenta adecuadamente el crecimiento. Demasiado, y enfrentará el potencial de un crecimiento no realizado.
falta de organización
Sin embargo, no basta con tener un plan; implementar buenas tácticas de organización es crucial para mantener sus finanzas en orden para que siempre pueda saber dónde encontrar sus ganancias y pérdidas.
Para reiterar, uno de los primeros pasos para mantener las cosas ordenadas es separar las cuentas comerciales de las cuentas personales. Esto lo ayudará a evitar líneas borrosas entre transacciones profesionales y no profesionales.
Cuando configure su plan de cuentas, una lista para clasificar ingresos, gastos, activos y pasivos, asegúrese de mantener las cosas manejables y detalladas. Al no clasificar las cosas en varias cuentas, puede perder fácilmente la noción de qué gastos son deducibles y qué gastos no lo son. Demasiadas cuentas bancarias pueden llevar al olvido. ¡Recuerda que toda cuenta debe tener un propósito!